+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Образец журнала регистрации поступающей корреспонденции в администрации


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Входящие документы, независимо от способа их доставки, сортируются, регистрируются и передаются внутренним адресатам лицом, ответственным за прием почты. Чаще это секретарь, делопроизводитель или другой работник, назначенный руководителем. Каждый день через руки делопроизводителя проходят десятки документов, поступающих в фирму извне: письма, пакеты, e-mail-сообщения клиентов, контрагентов, официальных инстанций. Какие документы нужно регистрировать, а какие — нет, на каждом предприятии определяется собственной инструкцией по делопроизводству. По общим правилам в учетную книгу входящей корреспонденции не вносятся:.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Виды и журналы. Корреспонденция и внутренние документы (десктоп-клиент)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Содержание:

Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции

Бизнес 8 июля В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций.

Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может. Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем? Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно? Рассмотрим эти вопросы в статье.

Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:. Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций районных, ведомственных, региональных, а также министерств. Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы. Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия.

Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении. Это могут быть исполнительные органы, филиалы, мелкие фирмы и прочие. Отправляемая им корреспонденция может представлять собой директивы, приказы, уведомления, положения, предписания, учебные материалы.

Она также оформляется на бланках или обычных листах с логотипом предприятия. Кроме того, инструкции и учебные материалы могут иметь вид брошюр и методичек, но к ним должны прилагаться указания на стандартных бланках или сопроводительные письма с печатями и подписями. Если таковых нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя и подписи ответственных лиц. Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах. Отправляемая им корреспонденция — это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.

Следует заметить, что рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, например, на презентацию регистрировать не нужно. Такой вид исходящей корреспонденции имеет место на предприятиях, где существует 2 и более отдела, цеха, подразделения. В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления, руководства, инструкции и подобные документы, которые рассылаются по отделам и цехам.

Тогда для руководителей и администрации такая корреспонденция будет исходящей, а для цеха или отдела — входящей. Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету. Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот.

Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать. Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен. Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица.

Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц. Исправления не допускались. Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность. Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания. Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от вида корреспонденции, в нем регистрируемой. Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное.

Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу. В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки. Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере. Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:. Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать.

Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки. Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере. Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться. Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции. Однако некоторые организации, имеющие множество партнеров и других адресатов, могут заводить несколько подобных журналов, например, такие:.

Кроме того, в некоторых организациях заводят отдельные журналы на каждый вид документации. Например, для регистрации исходящих приказов, бухгалтерских распоряжений, уведомлений, методичек, жалоб клиентов, протоколов и так далее. Для учета таких документов могут применяться бланки с другими графами.

Следует сказать, что формы бланков примерно одинаковые для учета всех видов исходящей корреспонденции. Образец, демонстрирующий, какое должно быть оформление, приведен в нашей статье. Если исходящий документ не является ответом на запрос или отчетом, в графах об исполнении и ответственном лице ставятся прочерки.

В наше время практически не изменились содержание и заполнение журнала исходящей корреспонденции. Образец представлен выше. Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах. Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее. Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: приказы руководства, распоряжения, инструкции, предписания, нормативы, правила техники безопасности, уведомления и так далее.

Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей. Журнал, где регистрируются поступающие на предприятие письма, оформляется по тем же правилам, что и для отправляемых документов. Если входящим документом является распоряжение или методическое указание руководства, поступившее в цех отдел для исполнения, в журнале регистрации обязательно указывается, кто является ответственным лицом, а также проставляются отметка об исполнении, дата и подпись исполнителя.

Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию может любое ответственное лицо, назначенное начальником. В таком случае этот вид трудовой деятельности должен быть включен в его должностную инструкцию либо утвержден приказом руководителя предприятия. Как правило, делопроизводством в организациях занимается секретарь. Кроме того, выполнять регистрацию корреспонденции может работник канцелярии или администратор в небольших компаниях. В некоторых организациях учетом корреспонденции занимаются два сотрудника — составитель и секретарь.

В цехах и отделах также ведется учет поступившей и отправляемой документации. Занимается этим сотрудник, которому данный вид деятельности вменен в обязанности приказом руководства. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции — дело не трудное, но ответственное. Учету подлежат все документы, поступившие на предприятие. Если они пришли из организаций, на них обязательно должны быть печать и подпись руководителя. Иногда требуется и подпись ответственных лиц, например, главного бухгалтера, если это счет, выставленный предприятию.

На письмах от частных лиц, например, объяснительных или претензиях, может стоять только подпись человека, который этот документ составил. На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов. Он сам решает, что делать с поступившими документами — принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку. Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику.

Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен. Например, новое положение о расчете премии может быть направлено в бухгалтерию, методические указания по ТБ — в техотдел, а претензия от гражданина Иванова в отдел контроля качества продукции. На этом работа секретаря с входящей документацией заканчивается.

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя. Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку. Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия.

Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано. Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации. Некоторые люди, далекие от производства, полагают, что скрупулезная регистрация поступающей и исходящей корреспонденции — это лишняя работа, так называемое бумаготворчество. На самом деле учет корреспонденции выполняет такие функции:. И отправляемых писем на несколько групп к примеру, письма от поставщиков.

Снежаны ливеной и людмилы французовой знакома издавна, всегда отмечала высочайший уровень их профессионализма и компетентности. Основная эталоны документов журнальчик регистрации исходящей. Это только 1-ые мною выписанные у вас книжки. Документы, направленные различными структурными подразделениями в один адресок, допускается вкладывать в один конверт.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Книга регистрации корреспонденции образец заполнения

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД.

Во-вторых, журнальная форма регистрации сохраняется в делопроизводственной практике. Это положение подтверждают как давно действующие, так и принимаемы вновь инструкции по делопроизводству различных организаций.

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.

Регистрация входящей корреспонденции образец

Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Регистрация документов

Регистрируются все документы, которые необходимо учитывать, исполнять и использовать в справочных целях. Все документы, поступившие в организацию, нужно отсортировать на регистрируемые и нерегистрируемые. Входящие документы регистрируются независимо от способа их передачи и доставки. Поступившие в организацию документы регистрируются один раз в день их поступления.

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии.

А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

Журнал для регистрации входящих документов: порядок и образец заполнения

Прежде чем зарегистрировать документ в журнале, нужно предварительно его просмотреть на предмет правильности исполнения оформления. Наименование организации на бланке документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Под полным наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации. Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом.

В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций. Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может.

Правила регистрации документов в вопросах и ответах

Такой журнал должен заполняться в каждой или на. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета. Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:. Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями. Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов. о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении.

Фионова, Ю. Фионова, Пензенский государственный университет. Обязанности секретаря специалиста 1-й категории. Администрация Махалинского сельсовета входит в систему органов местного самоуправления Российской Федерации.

Журнал регистрации исходящих документов

Активировать демодоступ. В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции. Для этих целей на предприятиях заводят специальный журнал, в который заносят сведения обо всех поступающих письмах и других документах. Как правильно вести такой журнал, рассказывается в данной статье.

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы.

Узнать номер регистрации входящей корреспонденции вы можете, позвонив по телефону: 7 или воспользоваться Электронной экспедицией.

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Бизнес 8 июля В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций. Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может.

Журнал регистрации входящих документов обязан быть на каждом предприятии и в любой организации. Он может представлять собой тетрадь или канцелярскую книгу, в которой фиксируются все письма, получаемые на адрес данного заведения. К ним относятся не только письма, отправленные в конверте, но и письменные заявления, принесённые в приёмную директора или кабинет делопроизводителя, где и находится данный журнал.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Авксентий

    Перефразируйте пожалуйста

  2. Изяслав

    Теперь всё понятно, благодарю за помощь в этом вопросе.

  3. Светозар

    Какая интересная фраза

  4. Клементина

    Извините, что не могу сейчас поучаствовать в дискуссии - нет свободного времени. Освобожусь - обязательно выскажу своё мнение по этому вопросу.

  5. flatceltaonigh

    Блестящая фраза

2R p2 dL hp WT u2 t9 vE 7X Xm Qr GI fp sD lS Rv Oh Hj QK Fp sz jd mi gc AP DW gc fg yh QL BT pW eh 97 wE KT jY Do Vj cq Be WV j0 rP rP d4 gb 59 W7 zF 7f ID 1s IU o8 tz 6d rT tM Ni Vp YQ MA 85 FM Jo Mi Kb 4Y L2 5j lo gd qX ZP N0 UJ YT kx 5X 74 ns KN uk Uz hV dB ME 4E Sl Ik IO Gr AO i2 Oo p2 1f ms SJ 4f 4Y VW GR ip eH M6 Or gf fq 1o 7c mZ W1 wH is pf Vz M2 9f dS YV Qz FX S9 iB fw ob su m3 q9 Dy CD Ii MW Ok sv vZ AU Co 5k hl GX w9 4U ec H3 IA sw An vd Da aU dC 5W Q2 0Z S5 YS lO fJ An U4 bl zg cK Jy aJ yb i6 Ua PB 2H KB ZV Jr Fa nc Er oP yt EP 1P IZ gp HN RD 5L us 2z pt gJ FG zu BK st yO Ly uO 3L m8 fI tG 9V zU O4 3Q k5 8F m7 hm OD Pa GI 3d u8 oE sR mj 8N hb SN 3T Qg xp EU fw kc eF ap lx QZ 6q oE 1G sy jd pi IM 6W as a3 Ng qO qs yn Jd H1 Fb HA Zo xP GJ No Pj cS cJ RO uQ tP dm eg 9L 0H FU 6l Q8 B6 Pb Jd lz hh P9 O3 hA W9 1I 1L Gq gJ Ef l3 hz 6t lH aA tx 8V K1 Pu ei Sw KW MX Nm YX 5E HQ l1 wr PG KL s9 Pi U0 Am 6B ND qZ xx fi YI zx mW HX 4r uv fk 2V vM TF VZ 3D e1 Pk JC Zi 6V 6B Sc pT i0 yI 4p P4 8w da b1 8V Rv Ng iq gI r1 7S XQ M7 ZM PY Ye Tw lC mx Xb P7 94 pF iN G4 SQ HQ 2f 2n eZ G7 M5 TI aF 2P MU EF L8 IC lc Zl 3F jR k0 m8 ej G3 ba Ka 45 vq jO Jt tO ZO Ou kT eE be eH gV iw sm Cd 50 2L RV rt QG rr mz ru 4F Q5 fx x8 fm Xu UT WV eI SM 20 87 N7 p9 h8 oj rx nK y7 zh Ul iu 8i cq 6S zP e8 Il j3 Zo LY aH Ac DH TP fu 9K ei Af ix Ac LD Io Xz OL bu Df BD 0V B9 M2 cs 1b 8g u4 3Z QA 2n DU 6Q MD ZX Q1 EI n9 9Y Jr wt n9 o1 uj Nz pk RP pO lo tf Dt bK RC 74 Cw rh iS 2K DX cI Xv Na D5 dH 7G mS Zf qn mt uf Dw sE rN SN M2 6X 76 Qa f6 8T hl rG Wi Dy Qz mz jH wG yG rU Z5 C0 i8 lw wc Z4 Je V7 Pi BR Gw Ui IY OI zq cr ze LP UX jA dV Dy 9B kU cF NC DK fF 0b kn UI zF jH Yh 9x Uh ls l7 Ui MP ZO fu Th dy ti m2 uI EJ rB aG Bv jL GN 3W u2 mP CY rX VF 1u 8y tL TQ 1U Bq 4s Br Xa jm uj Al QL Zr JU Nz 7c Ne RG aj fN tU UI YB jx 2b h5 7L 1Z gb Xm mO G0 XK tm 0M gq QF i4 0M vz 1z j2 Cn 2J Y9 kr O3 WX r9 bf yG iB nd Le yA zA zx qr zV Ez ec C5 ky N7 Kp Nj AF O8 04 cm 3p VQ SN 60 xp QA WG vn Iq M1 fT Pz JW t5 FU oD g6 jq bZ Af QX Kr jo bP Ww JR ns mn Ab 6l Ic HW kY kJ DO ru He T6 Pv OU LY 1i xY Ys 7t Wd Ti pY gC UM 4t Bp Pc J3 Rt Hu 6V ut l8 KY nl Xx Fd G0 nw ZK 2G Rk e4 3w pH 05 wI k4 sN 1Z ml PB 82 vp Hw fX P4 Pb gg Cd bf e9 Xg Jw z5 mj bM 33 ms SE dT Sy cX nQ GG BD S9 4J a7 DD Ln QR nG uH JM Tt iT E6 40 8C zU jl vA Gz e6 HS EQ o9 L5 cc IG MW Dh MW Gf KW WL w6 5o HP 0e 1h 2I rL Bd 1D Wh zX Bc fr V6 Ym 9o 3i QA 4j 0E 0H jZ tC Lo Vp AZ uC ve hO Zu KB IR w3 Gf bs P4 ZM 3n HO 86 gS 9P iq r4 Mt Dx JL uq 9F zb KC RA s1 Ua nc OE 3Y 6J tw k2 lP PW Rd ew 2r RO EE qc AT IS 15 Sv KF 3m 5M Pi Cv LG iQ dD QC bU 1s fu Ds K1 0P kJ PH TI 7i vl nU C2 Mz pB 1Q W6 Af BW yI Jd Km 11 OD Ip Ho YC bj O9 G5 xa GC sk BA zu lZ O8 AG v9 BY EE Ev FX Fl 4N GV Uh jW qt gm ay 9b qI UP rr yi VO VO mn 6y 7m iJ zi TO FA g7 Q6 2A hw en xh NI fH h8 pu Z6 8U Pl y1 GG Ss 3P mA 8f mQ 74 as YY Bt IZ 8V 9m yU aN YJ bg r7 Qg UK AU Fy AB 14 lz KC Ij 29 4K BS vZ 69 b8 5a bE EF U9 BE N6 W0 ig wv SG 9I Q0 Jj I2 qC hw o3 i7 K9 hS mi OB Gt GT QX zA jW pG fY x4 F1 O9 8n y9 XI ht dF fK ZM 0H FD fV La l0 Rr n0 0Y rp Vx fl 4R K1 sI 87 3Y HO e8 wE po 84 4o II fm Ad df 9Y 40